ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์

Print




      วีดีโอ Presentation  24.37 นาที                                          

  

Download คู่มือ thsaraban



               ระบบงานสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ ใช้ ลงรับจัดเก็บเอกสาร เข้าระบบ และ สามารถส่งต่อเพื่อลงนามในเอกสาร หรือ ส่งเข้าระบบหนังสือเวียน  มีระบบลงนามรับทราบ ในเอกสาร และ ในระบบแบบออนไลน์   รองรับระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรี ว่าด้วย งานสารบรรณ พ.ศ.2526 และ 2548  ทำงาน ในลักษณะ Web Application สามารถรองรับการปฏิบัติงานของผู้ใช้งานได้พร้อม ๆ กันไม่จำกัด user  กำหนดสิทธิการใช้งาน แต่ละ เมนูได้ ลดการใช้กระดาษ สะดวกในการจัดเก็บค้นหา ทำงานในลักษณะ Webbase ไม่ต้องติดตั้งโปรแกรมที่เครื่องผู้ใช้งาน โดย จัดเก็บเอกสารตามประเภท ดังต่อไปนี้  

  • หนังสือภายนอก
  • หนังสือภายใน
  • หนังสือประทับตรา
  • หนังสือสั่งการ 3 ประเภท  : คำสั่ง,ระเบียบ,ข้อบังคับ
  • หนังสือประชาสัมพันธ์  3 ประเภท : ประกาศ , แถลงการณ์ , ข่าว
  • หนังสือหลักฐาน : หนังสือรับรอง , รายงานการประชุม , บันทึก , หนังสืออื่น 
  • หนังสือเวียน


โดย มี Feature ดังนี้

  1. สามารถจัดการผู้ใช้งานในระบบได้ โดยผู้ดูแลระบบสามารถเพิ่ม ลบ แก้ไข ข้อมูลผู้ใช้งานระบบ
  2. สามารถจัดเก็บรายละเอียดผู้ใช้งานระบบ เช่น ชื่อ-นามสกุล ตำแหน่ง กลุ่มงาน/ส่วน สำนัก/กอง ที่ผู้ใช้งานสังกัด รหัสผู้ใช้งาน (Username) รหัสผ่าน (Password) เป็นต้น
  3. สามารถเพิ่ม แก้ไข กลุ่มผู้ใช้งานได้ กำหนดสิทธิ์ในการเข้าถึงข้อมูลในระบบงานได้
  4. สามารถจัดเก็บประวัติการเข้าและออกจากระบบงานของแต่ละผู้ใช้งานได้
  5. สามารถกำหนดสถานะของผู้ใช้งาน (Active/Inactive) 
  6. กำหนด วัน เวลา ในการเข้าใช้งานระบบได้

 

1. ทะเบียน หนังสือภายนอก ระบบการรับ - ส่งหนังสือภายนอก

  1. การรับหนังสือจากหน่วยงานภายนอก เจ้าหน้าที่ฝ่ายสารบรรณสามารถลงทะเบียนรับหนังสือเข้าสู่ระบบ 
  2. เจ้าหน้าที่ฝ่ายสารบรรณสามารถทำการตรวจสอบ ค้นหา   ติดตามและออกรายงานทะเบียนสรุปในลักษณะต่าง ๆ เช่น รายงานสรุปทะเบียนรับหนังสือจากภายนอก ในแต่ละช่วงวัน เวลา 
  3. ต้องสามารถลงทะเบียนรับข้อมูลพื้นฐานของหนังสือภายนอก   เพื่อใช้เป็นดัชนีการสืบค้น (Index)   ออกเลขทะเบียนรับให้โดยอัตโนมัติ   
  4. สามารถบันทึกวันที่ เวลา และชื่อเจ้าหน้าที่ที่ปฏิบัติงาน เกี่ยวกับการรับหนังสือจากภายนอกให้โดยอัตโนมัติ  
  5. รองรับการแนบไฟล์ข้อมูลต่างๆ ได้ เช่น MS Word, MS-Excel, PDF   
  6. สามารถทำเครื่องหมายพิมพ์ข้อความในเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ 
  7. การเก็บประวัติในการแก้ไข Version Document Control และ ผู้แก้ไข ลงนามไว้ทุกขั้นตอน  
  8. การส่งหนังสือออกภายนอก ผู้ใช้ทำการบันทึกข้อมูลทะเบียน หนังสือออกสู่ระบบคอมพิวเตอร์ โดยระบบสามารถออกเลขหนังสือออกภายนอกโดยอัตโนมัติ  
  9. การส่งหนังสือออกภายนอกผู้ใช้สามารถทำการตรวจสอบ, ค้นหา ติดตาม และออกรายงานทะเบียนสรุปในลักษณะต่าง ๆ 
  10. สามารถลงทะเบียนข้อมูลพื้นฐานของหนังสือภายนอกเพื่อใช้เป็นดัชนีการสืบค้น (Index)  สามารถออกเลขหนังสือออกภายนอกให้โดยอัตโนมัติ  
  11. สามารถบันทึกวันที่ เวลา และชื่อเจ้าหน้าที่ ที่ปฏิบัติงาน เกี่ยวกับการส่งหนังสือจากภายนอกให้โดยอัตโนมัติ  
  12. รองรับการแนบไฟล์ข้อมูลต่างๆ ได้ เช่น MS Word, MS-Excel, PDF เป็นต้น
  13. เก็บประวัติในการแก้ไข Version Control และ ผู้แก้ไข ลงนามไว้ทุกขั้นตอน  

2.ทะเบียนหนังสือภายใน ระบบการรับ-ส่งหนังสือภายใน

  1. สามารถสร้างทะเบียน รับส่ง หนังสือภายใน เพื่อส่งระหว่างหน่วยงานภายในหน่วยงาน   
  2. เจ้าหน้าที่ผู้ดูแลเอกสารสารบรรณ และ เจ้าหน้าที่ธุรการแต่ละส่วนงาน  สามารถลงทะเบียนรับหนังสือเข้าสู่ระบบคอมพิวเตอร์   
  3. สามารถออกทะเบียนส่งภายในได้โดยอัตโนมัติ  
  4. เจ้าหน้าที่สามารถตรวจสอบ ค้นหา ติดตาม รวมทั้งระบบสามารถออกรายงานต่าง  ๆ เช่น รายงานสรุปทะเบียนส่งหนังสือจากภายใน ในแต่ละช่วงเวลา เป็นต้น  
  5. สามารถลงทะเบียนส่งภายใน โดยข้อมูลพื้นฐานของหนังสือเพื่อใช้เป็นดัชนีการสืบค้น (Index)  
  6. สามารถออกเลขทะเบียนส่งหนังสือภายใน ให้โดยอัตโนมัติ รองรับการแนบไฟล์ข้อมูลต่างๆ ได้ เช่น MS Word, MS-Excel, PDF เป็นต้น 
  7. ระบบสามารถทำการส่งต่อหนังสือไปยัง แผนกอื่น หรือ บุคคลอื่น ได้ โดยสามารถส่งต่อโดยระบุตำแหน่ง กลุ่ม หรือชื่อผู้รับหนังสือ โดยผู้ใช้สามารถทำการเซ็นรับหนังสือได้ 
  8. สามารถบันทึกหนังสือเข้าสู่ระบบ โดยการสแกน หรือไฟล์เอกสารแนบ เพื่อใช้ในการอ้างอิง
  9. สามารถบันทึกวันที่ เวลา และชื่อเจ้าหน้าที่ที่ปฏิบัติงาน เกี่ยวกับการรับหนังสือจากภายในโดยอัตโนมัติ 
  10. สามารถออกรายงานสรุปการรับหนังสือภายในได้
3.หนังสือประทับตรา  : บันทึกข้อมูล ส่งเพื่อลงนาม ส่งเข้าระบบหนังสือเวียน ส่งเข้าระบบเก็บเอกสารในฐานข้อมูล
4.หนังสือสั่งการ 3 ประเภท  : คำสั่ง,ระเบียบ,ข้อบังคับ  : บันทึกข้อมูล ส่งเพื่อลงนาม ส่งเข้าระบบหนังสือเวียน ส่งเข้าระบบเก็บเอกสารในฐานข้อมูล
5.หนังสือประชาสัมพันธ์  3 ประเภท : ประกาศ , แถลงการณ์ , ข่าว : บันทึกข้อมูล ส่งเพื่อลงนาม  ส่งเข้าระบบหนังสือเวียน ส่งเข้าระบบเก็บเอกสารในฐานข้อมูล
6.หนังสือหลักฐาน : หนังสือรับรอง , รายงานการประชุม , บันทึก , หนังสืออื่น  : บันทึกข้อมูล ส่งเพื่อลงนาม ส่งเข้าระบบหนังสือเวียน ส่งเข้าระบบเก็บเอกสารในฐานข้อมูล
7.หนังสือเวียน  : บันทึกข้อมูล ส่งเพื่อลงนาม ส่งเข้าระบบหนังสือเวียน ส่งเข้าระบบเก็บเอกสารในฐานข้อมูล
 
 
 
 
 
 
 

 
 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Copyright 2011. Joomla 1.7 templates - Joomla template maker. ลิขสิทธิ์ บริษัท อีออฟฟิศออนไลน์ จำกัด Tel : 0-2931-6004-5 Fax : 0-2931-6565